Informações do cliente em um fluxo organizado
Fichas de atendimento, questionários e documentos fazem parte da rotina de muitos negócios de serviços. Receber essas informações em mensagens soltas dificulta saber quem respondeu, qual versão foi enviada e o que ainda está pendente. O recurso Formulários organiza modelos e solicitações para que a equipe acompanhe esse trabalho no Gendaize.
Você pode preparar campos de formulário e conteúdo de documento para diferentes momentos do relacionamento com o cliente. Uma ficha coleta informações antes do atendimento; um questionário registra respostas estruturadas; um documento apresenta um texto que precisa ser lido e, quando o fluxo exigir, assinado. Escolha o modelo conforme a finalidade, sem pedir informações desnecessárias.
Do modelo à resposta enviada pelo cliente
Comece definindo o conteúdo e os campos do modelo. Os tipos de campo permitem estruturar a informação esperada, em vez de deixar toda a coleta em um texto livre. Revise as perguntas e as instruções antes de enviar: um formulário deve deixar claro o que o cliente precisa informar e por que aquela resposta é necessária para o atendimento.
A solicitação é compartilhada por um link de acesso. O cliente abre o fluxo público de formulário, passa pela autenticação por código OTP e preenche as informações solicitadas. A organização acompanha o estado da solicitação no painel, o que permite separar pedidos ainda em andamento dos que já foram concluídos.
Quando há assinatura, o fluxo permite capturá-la eletronicamente e acompanhar os dados de conclusão. O painel apresenta informações como estado, data da assinatura e artefatos associados à solicitação. O histórico e a trilha de auditoria ajudam a consultar o processo realizado, sem depender de uma captura de tela enviada em uma conversa.
Use formulários como parte do processo, não como promessa jurídica
A tecnologia organiza o envio, o preenchimento e a assinatura, mas não define sozinha se o texto é adequado à sua atividade. Revise contratos, autorizações e políticas com orientação competente quando necessário. Também cabe à organização escolher os dados que coleta, as pessoas que podem acessá-los e como eles serão utilizados.
Formulários complementam a Agenda Inteligente quando um atendimento precisa de informações ou documentos. Em operações com aulas, também podem apoiar a organização de fichas e documentos dos alunos. Confira em Planos a disponibilidade do recurso e os limites do catálogo atual; ter uma agenda não significa que todos os módulos estejam incluídos no mesmo plano.
Perguntas frequentes
- O cliente preenche o formulário dentro do painel da equipe?
- Não. A solicitação tem um link de acesso público próprio para o cliente. O painel da organização é usado para preparar modelos e acompanhar as solicitações.
- O que é o código OTP no acesso ao formulário?
- É o código de verificação usado pelo fluxo para autenticar o acesso do cliente à solicitação. Ele não substitui a revisão dos dados e do conteúdo do documento pela organização.
- Uma assinatura eletrônica garante qualquer tipo de contrato?
- Não. O Gendaize oferece o fluxo técnico de assinatura e seus registros. A adequação do documento e os requisitos aplicáveis à sua atividade precisam ser avaliados separadamente.